Tag für Tag werden unzählige E-Mails aus Unternehmen an Kunden, Behörden, Lieferanten und sonstigen Partnern versendet. Sowohl aus rechtlichen, aber auch aus ökonomischen Gründen ist es sinnvoll, diese E-Mails ordnungsgemäß aufzubewahren. Hier findet das REDDOXX E-Mail Managementsystem ihren Einsatz, wobei jedoch nicht nur die E-Mails externer Kontakte, sondern auch die interne E-Mail Kommunikation notwendigerweise einer zentralen Archivierung nach klaren Vorgaben bedarf.
Aufbewahrung interner E-Mails nicht vernachlässigen
Um einen Geschäftsvorgang komplett zu betrachten ist es nicht nur nötig, den externen E-Mail Verkehr einzusehen, sondern auch die dazugehörige interne E-Mail Kommunikation. Die Vorhaltung von E-Mails, um im Rahmen von Steuerprüfungen, Audits oder bei unklaren Geschäftsvorgängen Klarheit zu verschaffen, liegt im Verantwortungsbereich der Geschäftsführung. Auch wenn nicht unbedingt eine gesetzliche Vorschrift zur Archivierung der internen Post besteht, sorgt das Vorliegen der Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Abteilungen für einen kompletten Überblick eines Sachverhaltes oder Vorganges.
