Wie schon der Volksmund sagt: „Ordnung ist das halbe Leben.“ Und ja, oft ergänzen wir das dann mit den Worten: „… und Unordnung ist die andere Hälfte!“
Übertragen wir das nun auf unsere tägliche Arbeitswelt und schauen auf unseren Schreibtisch, stellen wir fest, dass wir hier unsere ganz eigene Ordnung haben. Viele Papiere liegen mehr oder weniger sortiert vor uns und sollen uns durch den Arbeitstag leiten. Erledigte Vorgänge werden ordentlich abgeheftet, Dokumente mit laufenden Aktionen verbleiben als Wiedervorlage in Tischrandnähe und aktuelle Papiere befinden sich gut sichtbar zwischen Tastatur und Bildschirm. Ja, so darf der Otto-Normal-Schreibtisch sicher beschrieben werden.
Die Frage, inwieweit der Einzug der elektronischen Post diese Arbeitswelt verändert hat, darf sicher aufgeworfen werden. Auch wenn wir weit von dem immer wieder beschworenen papierlosen Büro entfernt sind, ist die Anzahl der nötigen Dokumente in den letzten Jahren sicher nicht weniger geworden. Vielmehr darf festgestellt werden, dass die tägliche Arbeit durch elektronische Dokumente, die in der Regel als Anhänge von E-Mails unseren Alltag begleiten, noch verstärkt wird. Aber auch das E-Mail-Postfach ist ein signifikanter Teil unseres Arbeitsplatzes und in der Inbox finden wir unzählige, unübersichtlich aufgelistete E-Mails mit teilweise relevanten und teilweise unnötigen Inhalten. Stellen wir uns doch einfach einmal vor, dass wir einen Arbeitsplatz haben, auf dem uns idealerweise ausschließlich die benötigten Informationen zur Verfügung stehen.
Der aufgeräumte Schreibtisch
Zugegeben, den Schreibtisch muss schon jeder selbst aufräumen, aber bei der Organisation unserer E-Mails sind technische Möglichkeiten vorhanden, die uns das Aufräumen sehr vereinfachen. Es geht also darum, den virtuellen Arbeitsplatz auf unserem Rechner zu überblicken und Hilfsmittel zur Erleichterung unserer Aufgaben sinnvoll zu nutzen.
Genau hier setzt das REDDOXX-Prinzip an! Ein professionelles E-Mail-Management-System hat unter anderem die Aufgabe, uns die tägliche Arbeit zu erleichtern. Die Bearbeitung von E-Mail-Kommunikation ist heute ein wesentlicher Bestandteil der Tätigkeiten und es ist eine wirklich sinnvolle Arbeitserleichterung, wenn in unserem Postfach ausschließlich die relevanten, aktuellen E-Mails zur Verfügung stehen und auch ein System automatisch für die Ablage bearbeiteter Nachrichten sorgt. Die REDDOXX E-Mail-Appliance bietet dem Anwender genau diese Optionen, da grundsätzlich alle E-Mails zentral archiviert werden, aber trotzdem noch einfach und schnell bei Bedarf eingesehen werden können. Das REDDOXX MailDepot sorgt hier nämlich für eine voll automatische und komplett zentrale E-Mail-Archivierung.
